TOP 10 software de gestión de proyectos
Analizamos los mejores software de gestión de proyectos para que tengas las mejores herramientas para llevar a cabo tus proyectos.
Cuando gestionas un equipo y todas las personas, objetivos y tareas necesarios para llevar a cabo con éxito un proyecto, es necesario tener a tu disposición herramientas fáciles de usar e intuitivas que te permitan mantener toda la información actualizada y presentada de forma clara para poder hacer modificaciones rápidas y sacar conclusiones. Actualmente existen muchas herramientas y software de gestión de proyectos que pueden ayudarte con esto, que además están en constante cambio para adaptarse a nuevas necesidades y para optimizar el rendimiento, por eso hemos analizado y listado los 10 mejores software de gestión de proyectos que puedes encontrar actualmente en base a las opiniones de los usuarios, sus características y comparándolos entre sí.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Cuando hablamos de software de gestión de proyectos nos referimos también a herramientas, que no son más que programas que te ayudarán a gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto de principio a fin, desde el inicio, pasando por la planificación de forma realista y flexible, la gestión y el control de plazos, presupuestos y alcance, hasta el cierre del proyecto. El software de gestión es una de las herramientas con las que, generalmente el director, tiene que trabajar, además de documentos físicos (como informes, cuadros, resúmenes y otros documentos de utilidad); mientras que el software le ayudará a generar gráficos, planes, informes y organizar la información de forma digital.
Estos programas están especialmente enfocados a equipos digitales de:
· Proyectos de desarrollo de software
· Agencias web
· Agencias de marketing digital
· Agencias creativas
Los 10 mejores software de gestión de proyectos
A continuación te presentamos los mejores software de gestión de proyectos, con los que puedes trabajar hoy en día, reseñando sus características, precios, integraciones y ventajas e inconvenientes de cada una de estas herramientas.
1. ClickUp
ClickUp es una herramienta de software de gestión de proyectos con grandes funciones para integrar todo lo relacionado con un proyecto en una sola plataforma. Los usuarios pueden planificar proyectos, programar tareas, gestionar recursos desde un espacio centralizado de trabajo, con funciones también para crear, compartir y editar de forma conjunta documentos. Además, se pueden usar algunas de las plantillas preestablecidas de la herramienta o personalizar las tuyas propias, además de poder crear diagramas de Gantt, calendarios y líneas de tiempo para poder cumplir y establecer plazos ajustados.
“Los equipos pequeños y grandes pueden planificar fácilmente proyectos, asignar los miembros del equipo y seguir el progreso en tiempo real.”
Esta herramienta ofrece integraciones nativas con Slack, G Suite, Dropbox y hasta 1.000 integraciones más a través de Zapier.
Lo mejor de ClickUp es que con su plan gratuito se incluyen todas las características principales, pero a partir de 5 dólares al mes por usuario se pueden conseguir otras funciones adicionales.
Ventajas
- Plan gratuito de por vida con número ilimitado de miembros por proyecto.
- Almacenamiento ilimitado en todos los planes de pago.
- Se pueden notificar tareas automáticamente desde Outlook.
2. Monday.com
Lo mejor de monday.com es que es una de las herramientas de gestión de proyectos con una interfaz más limpia y fácil de utilizar, lo que ayuda a aprender a utilizarla y encontrar más fácilmente lo que buscamos. Todas sus funciones están disponibles con un plan mensual de 17 dólares para 2 usuarios.
“monday.com ofrece una interfaz visualmente clara e intuitiva para ayudarte a ver los datos importantes de tu proyecto de un vistazo.”
Las funciones de esta herramienta para la gestión de proyectos incluyen la gestión de recursos y proyectos, el seguimiento del tiempo, la colaboración y la elaboración de informes. También ofrece un gran tablero de informes de proyectos que puede recopilar datos de múltiples tableros, además de opciones de seguimiento de plazos y facturas.
En general, monday.com es una herramienta de gestión de proyectos con una gran cantidad de opciones de personalización y de flujo de trabajo, además de tener integraciones con lack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox o Typeform.
Ventajas
- Enfocado a la colaboración entre usuarios.
- Interfaz limpia e intuitiva.
- Opciones de personalización de flujos de trabajo y tableros.
3. Smartsheet
Smartsheet tiene una prueba gratuita de un mes tras la cual puedes pasar a pagar el plan mensual de 14 dólares por usuario. Su interfaz es tipo hoja de cálculo de Excel, por lo que te será muy fácil de aprender a utilizar, y con cálculos y fórmulas automáticas para que el trabajo sea mucho más rápido y sencillo.
“Smartsheet incluye diagramas de Gantt, tableros Kanban y vistas de lista para que los usuarios puedan ver sus tareas y proyectos según sus preferencias.”
Ofrece diferentes opciones de gestión de proyectos por tableros o flujos de trabajo, donde los usuarios pueden crear y modificar tarjetas y tableros a su gusto, y recibir notificaciones en tiempo real tanto de plazos como de creación y modificación de tareas. Entre sus funciones más interesantes tiene una función de ruta crítica que ayuda a destacar los puntos más importantes de un proyecto para cumplir con el plazo de realización, así como la elaboración de informes editables.
Tiene integraciones con Microsoft y Google, así como elementos esenciales de desarrollo como Jira, y aplicaciones empresariales útiles como Salesforce, ServiceNow, Slack, Box y Tableau; entre otras.
Web oficial de Smartsheet
Ventajas
- Diferentes plantillas preestablecidas de proyectos y recursos.
- Facilidad para compartir con otros usuarios.
- Panel de control personalizable.
4. Wrike
Wrike ha sido premiado en varias ocasiones como uno de los mejores software de gestión de proyectos, sobre todo para equipos de 5 personas o más. Esta herramienta permite un número de usuarios ilimitado, tanto en su prueba gratuita como en cualquiera de sus cuatro opciones de pago (desde 9,80 dólares mensuales).
“Crea diagramas de Gantt y cambia entre las vistas de lista, tablero y tabla para las tareas con unos pocos clics con Wrike.”
Su interfaz es fácil e intuitiva de utilizar, con plantillas preestablecidas y personalizables, además de contar con un apartado de ayuda y guía del usuario con vídeos y un foro donde poner tus propias preguntas y consultas.
Wrike también cuenta con listas de tareas, subtareas, calendarios, flujos de trabajo compartidos, intercambio de archivos y comunicación y colaboración en tiempo real; además de más de 400 integraciones nativas pre-construidas, incluyendo el software de gestión de archivos más popular de Microsoft, Google y Dropbox, junto con el software de ventas y marketing de Salesforce y Marketo.
Ventajas
- Grandes opciones de personalización
- Panel de tareas completo y holístico
- Diferentes formas de presentar los datos
5. Clarizen
Aunque después de su prueba gratuita, el plan de pago pasa a costar 60 dólares al mes, las opciones de agilización y gestión de proyectos de esta herramienta merecen la pena.
“Clarizen permite a todos los miembros del equipo ver cómo encaja su contribución en la planificación general, ver el calendario y los hitos del proyecto, el presupuesto, los debates y los documentos compartidos.”
Clarizen permite que todos los miembros del equipo estén alineados con un panel de control y ver sus progresos en el proyecto, los gestores del proyecto pueden ejecutar escenarios hipotéticos para ver qué impacto tendrían sobre la planificación antes de poner en marcha el proyecto, así como tener información en tiempo real de recursos, horario y tareas.
El enfoque de Clarizen es hacer que los proyectos se realicen más rápido con flujos de trabajo que ahorran tiempo, sobre todo si son proyectos repetitivos, ya que integra perfectamente el trabajo, contenido y procesos para optimizar el flujo de producción. Además, esta herramienta cuenta (sobre todo en la versión de pago) con una cantidad de integraciones enormes y que se realizan de forma automática para que no tengas que perder tiempo en integrarlas y configurarlas manualmente.
Ventajas
- Editor gráfico de flujos de trabajo
- Campos y paneles completamente personalizables
- Ideal para grandes equipos de trabajo
6. Kintone
Una de las características más valiosas de Kintone son sus canales de comunicación integrados que puedes organizar por espacios de trabajo o equipos, y que permiten estar conectado en tiempo real con todos los usuarios y ver las actualizaciones del proyecto; todo queda registrado para poder revisarlo y verlo en cualquier momento.
“Filtra los proyectos y las tareas por nombre, fechas de inicio y finalización, estado, responsable, miembros del equipo, etc. Todo desde el panel de control.”
Esta herramienta ofrece a los usuarios el poder de crear una solución de gestión de proyectos a medida utilizando su interfaz de arrastrar y soltar perfecta para aquellos que no tengan conocimientos de programación. También se puede ver, editar y actualizar los flujos de trabajo desde las aplicaciones de móvil o escritorio.
Kintone es un software de gestión de proyectos que permite a los gestores realizar un seguimiento, priorizar y revisar las tareas de su equipo para cualquier flujo de trabajo del proyecto, independientemente de su complejidad, y que tiene un coste mensual de 24 dólares.
Ventajas
- Planes con precios flexibles y ofertas para estudiantes y organizaciones sin ánimo de lucro.
- Datos fáciles de extraer y manipular.
- Grandes opciones de personalización.
7. Forecast
Forecast es la opción favorita de agencias, empresas de software y consultorías en más de 40 países de todo el mundo por su integración “todo en uno”. Con esta herramienta podemos gestionar desde presupuestos y facturas hasta automatizar plazos y fechas de entrega, además de que la propia herramienta construye automáticamente presupuestos para cada proyecto con métricas financieras para hacer un seguimiento planificado.
“Los usuarios pueden hacer un seguimiento de sus horas reales frente a las horas estimadas y controlar el progreso de las tareas.”
Sin duda su IA es una de las mejores funciones de este software de gestión, que utiliza los datos de todos los usuarios y proyectos para aprender a optimizar los flujos de trabajo, junto con integraciones con las principales herramientas de gestión de proyectos y la sincronización bidireccional con Jira y sistemas de contabilidad como Quickbooks y Xero con capacidades de gestión de proyectos.
Forecast tiene una versión de prueba gratuita de 14 días y planes Lite, Pro y Enterprise con un precio desde 29 dólares mensuales.
Ventajas
- Gestiona los recursos de varios proyectos.
- IA de aprendizaje y optimización del flujo de trabajo.
- Predicción automática de presupuestos.
8. Awork
Awork es tan fácil e intuitiva que es perfecta para integrarla dentro de la dinámica de equipo rápidamente. Incluye funciones para organizar proyectos y tareas en listas, crear tableros y líneas de tiempo, gestionar recursos y colaborar con compañeros de equipo. Además, también tiene opciones de seguimiento de plazos y tiempos de tareas y puntos clave del proyecto.
“La interfaz limpia e intuitiva de Awork minimiza las distracciones y permite una rápida curva de aprendizaje.”
Las integraciones de awork incluyen herramientas de comunicación como Slack, Microsoft Teams, Google Drive, OneDrive, Google Calendar, Office 365 y Google Assistant, así como con varias soluciones de facturación.
Aunque no ofrece opciones de calcular tarifas o presupuestos monetarios, lo compensa con su curva de aprendizaje progresiva y que no requiere de conocimientos profundos de gestión de proyectos para sacarle el máximo partido. Tiene un precio de 8 dólares al mes y una prueba gratuita de 14 días.
Ventajas
- Acceso ilimitado al centro de ayuda y consultas.
- Automatización de flujos de trabajo recurrentes.
- Curva de aprendizaje fácil e intuitiva.
9. Celoxis
Celoxis, una de las herramientas más adoptadas en el mundo de la gestión de proyectos, es el software elegido por marcas como HBO, Rolex, Virgin Care, KPMG, Singapore Post, Del Monte, LG y Deloitte para gestionar sus equipos de trabajo y proyectos.
“Celoxis ofrece a los usuarios una visión general de cada proyecto con el calendario del mismo, el estado de las tareas, el presupuesto, los riesgos y los posibles problemas que pueden surgir.”
Lo que más destaca de esta herramienta es su gestor de tareas único, que permite crear, editar, establecer lazos y recibir notificaciones en tiempo real sin necesidad de iniciar la herramienta; con grandes opciones de colaboración entre usuarios (con envío de documentos y menciones) donde un 80% de las acciones típicas de estas herramientas se pueden realizar desde el panel de control fácilmente.
Celoxis tiene grandes opciones de análisis de datos, además de ser muy personalizable, y tiene dos opciones de pago: 25 dólares mensuales con SaaS y 450 dólares con On-Premise una única vez: ambos con un registro mínimo de 5 usuarios.
Ventajas
- Diagrama de Gantt interactivo.
- Temporizador para el seguimiento de tareas.
- Opciones personalizables para grupos o individuos.
10. Ravetree
Ravetree se enorgullece de tener la puntuación más alta en cuanto a la atención al cliente de software de gestión de proyectos, donde la formación, configuración y asistencia son 100% gratuitas.
“La mejor opción para el servicio al cliente de empresas y de herramientas específicas tanto para gestores de proyecto como el resto de componentes del equipo.”
Su interfaz completamente limpia y elegante es increíblemente fácil de utilizar y ayuda a la comunicación y colaboración entre usuarios y equipos, además de tener algunas funciones específicas para los gestores de proyectos. Es, sin duda, una gran herramienta para gestionar proyectos, recursos e información de forma rápida y sencilla, además de poder concentrarlo todo en una única herramienta.
Ravetree es una de las mejores herramientas que están enfocadas tanto a los gestores del proyecto como a los miembros del equipo, con funciones y opciones específicas para ayudar a hacer el trabajo más fácil en cada caso y agilizando en general el flujo de trabajo.
Ventajas
- Funciones de realización de presupuestos.
- Seguimiento de múltiples proyectos.
- Distinción entre jornadas facturables y no facturables.
¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
Estas herramientas están enfocadas principalmente a organizar de la forma más eficiente posible la información, recursos y usuarios implicados en cada proyecto. Si utilizas diferentes herramientas para comunicarte con el equipo, intercambiar archivos y organizar plazos, presupuestos y tareas, es muy probable que acabes repitiendo la información y que le dediques más tiempo del necesario a organizar todos estos aspectos.
Los software de gestión de proyectos te ayudan a aunar todo esto en una sola plataforma, generalmente con un uso muy sencillo e intuitivo que no requiere de conocimientos específicos y con opciones de personalización que te ayudan a organizar los proyectos de la forma más cómoda para ti y tu equipo, por eso debe contar al menos con estas funciones:
- Listas de tareas. Es importante definir en cada proyecto los pasos a seguir para cumplir el plazo y conseguir el objetivo, así como qué hace falta para realizar la tarea, quién la va a realizar y cuándo.
- Cronogramas. Los diagramas de Gantt, cronogramas y calendarios nos ayudarán a establecer plazos concretos y medibles para poder cumplir el tiempo de entrega del proyecto sin retrasos y organizar el trabajo durante el proceso de forma eficiente.
- Uso compartido. Lo mejor es poder utilizar una herramienta que te permita compartir archivos de casi cualquier tipo sin necesidad de acudir a otros canales, para aprovechar al máximo el tiempo.
- Canales de comunicación. Un equipo necesita estar en constante comunicación para poder hacer consultas, avisar de cambios o necesidades y, en general, para poder encauzar el flujo de trabajo.
- Informes. Los informes son fundamentales tanto en el proceso de realización de un proyecto como al final, ya que nos aportan datos sobre el progreso del proyecto y medición de resultados para sacar conclusiones.
Es cierto que algunas de estas herramientas pueden tener un precio considerable para proyectos o equipos pequeños, pero existen algunas otras con opciones gratuitas permanentes o planes mucho más asequibles que, aunque sean un poco básicas, nos pueden ayudar mucho a organizar el trabajo y optimizar el flujo durante nuestros proyectos.
De igual modo, es importante tener en cuenta que estas herramientas no hacen de forma automática todo nuestro trabajo como gestores de proyectos, pues en nuestras manos está hacer la planificación y organización previas y la monitorización y organización constante del equipo durante todo el proyecto para asegurar su éxito.
