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TOP 7 software para abogados

Los profesionales jurídicos como los abogados tienen un flujo de trabajo extremo en el que la gestión eficiente del tiempo es fundamental.

En la rutina de trabajo de abogados es necesario hacer reuniones constantes con clientes, gestionar correos electrónicos, coordinarse con el grupo de socios y llevar al día todos los temas logísticos; lo que puede resultar muy complicado si no se cuenta con el apoyo de herramientas específicas que ayudan a optimizar estos procesos.

Qué es un software jurídico 

El avance de la tecnología y el desarrollo de herramientas específicas para ayudar a las empresas de todo tipo con sus procesos rutinarios ha llegado también al ámbito jurídico.  

Estos programas suelen recoger funciones de diferentes áreas, como la contabilidad o facturación, CRM o calendarización, para ayudar a los abogados a tener una visión completa de su bufete o despacho con toda la información que necesita digitalizada y a la que pueda acceder en cualquier momento y lugar. Además, estos software están enfocados a la optimización del tiempo y recursos para aumentar la productividad.

Tipos de software jurídicos

No existe un  tipo universal de software jurídico, sino que algunos están más enfocados en unas áreas de trabajo u otras. Podemos clasificar los programas que más se utilizan habitualmente en los despachos de abogados de todo el mundo en los siguientes grupos:

  • Software enfocado a contabilidad. Para un abogado o un bufete de abogados es muy importante tener al día todos los cobros y pagos de las cuentas de sus clientes, pero también de los servicios que prestan a los mismos, por eso un software con funciones destacables en contabilidad y facturación ayudan a agilizar este proceso y tener todos los datos actualizados.
  • Software enfocado a DMS. Los DMS son sistemas de gestión documental que ayudan a digitalizar toda la documentación con la que se trabaja. Para los profesionales jurídicos que trabajan con grandes cantidades de documentación es muy útil dejar de utilizar los clásicos libros y carpetas y tener toda la información digitalizada para poder acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
  • Software enfocado a CRM. Para los profesionales jurídicos es muy importante su relación con cada cliente, por eso contar con una herramienta que les ayude a organizar todas sus citas y los datos de cada cliente le ayudará a dar un mejor servicio y controlar más eficientemente su agenda.
  • Software integral. Son el tipo de programa que cuentan con funciones dedicadas a cada una de las áreas de trabajo de un bufete de abogados sin destacar particularmente en una sección.

Además de esto, debemos tener en cuenta que existen software de instalación o en la nube, y que cada de uno de ellos puede aportar unas ventajas y desventajas a nuestro flujo de trabajo. Por ejemplo, los software de instalación suelen constar de una licencia de pago único que puede utilizar una persona o un equipo de socios, y los software en la nube permiten acceder a todos los datos del bufete desde cualquier momento y lugar con un dispositivo con conexión a internet.

Los 7 mejores software para abogados

A continuación daremos un repaso de los 7 mejores software para abogados que podemos encontrar hoy en día y que ayudan a la gestión óptima de despachos y bufetes jurídicos:

1. MN Program

Tras su lanzamiento al mercado en 1999 como una herramienta especializada para procuradores, la gran acogida de la comunidad de profesionales motivó la creación de más versiones especializadas para diferentes campos, uno de ellas al jurídico. Entre sus funcionalidades más destacadas podemos encontrar: un portal dedicado a nuestra relación con los clientes, la reserva de citas online, completa gestión del calendario y firma digital.

“MN Program es un software de gestión integral con todas las funcionalidades necesarias para un bufete de abogados.”

Este programa permite una gestión muy sencilla y rápida de toda la información que controla un despacho o bufete, así como de las tareas diarias. Está dividido por módulos, como el de facturación, tesorería y contabilidad, e incluso cuenta con algunos relacionados con campos específicos, como el sector de las aseguradoras. Funciona con un plan de pago variable en base a la cantidad de usuarios que lo van a utilizar.

2. Sudespacho.net

Uno de los motivos que ha hecho destacar a Sudespacho.net a nivel internacional ( con sede en España) es que se trata de un programa nativo con aplicaciones disponibles para Android e iOS. Cuenta con opciones muy interesantes y completas de personalización, sobre todo en el módulo de CRM, para poder organizar los datos de cada expediente y cliente como más nos guste.

“Sudespacho.net es un software para abogados de los más populares gracias a sus posibilidades de personalización y CRM.”

También cuenta con facturación completa y libros oficiales, además de integración con Lexnet para configurar notificaciones para cada expediente. Cuenta con un plan gratuito con bastantes limitaciones, pero suficiente para conocer algunas de las funciones del programa, para después contratar cualquiera de sus tres planes de pago diferentes, entre los 29,95 y 79,95 € al mes en función del número de clientes que necesitamos gestionar y el espacio de almacenamiento.

3. Basenet

Este programa se compone de un sistema de módulos en la nube pero también cuenta con versiones para smartphone, tanto en Android como iOS. Una de las cosas que debemos destacar de Basenet es que nos permite importar todos los datos e información desde otros sistemas, como por ejemplo de expedientes, cuentas de correo y contactos.

“Basenet es una de las mejores opciones para abogados de todo el mundo que trabajan principalmente de forma online y que buscan un programa sencillo y eficaz.”

Otra de las herramientas más interesantes que podemos encontrar en este software es que tiene un sistema que calcula el tiempo dedicado a un expediente para poder establecer una equivalencia en coste por horas. Su sistema modular permite contratar un servicio básico e ir añadiendo módulos, como por ejemplo de contabilidad o CRM, en función de las necesidades de nuestro negocio.

4. Quolaw

Existen dos motivos principales por los cuales Quolaw es una de las plataformas más utilizadas por los profesionales jurídicos: tiene integraciones con la mayor biblioteca jurídica en la actualidad y su asistente virtual disponible en todo momento puede guiarnos para aprender a utilizar la plataforma y sacarle partido a todas sus funciones.

“Este programa cuenta con un asistente virtual que nos ayudará a sacarle el máximo rendimiento a la plataforma y solucionar todos nuestros problemas  en cualquier momento.”

Destaca su módulo de CRM desde el que podemos consultar toda nuestra base de datos así como la documentación, facturas y acciones de cada expediente, así como dar acceso a diferentes usuarios y más socios. Su sistema de pago funciona por número de licencias, yendo desde 1 por 66 € al mes hasta 3 licencias por 95 € al mes.

5. Kleos

Kleos destaca por ser una aplicación con una interfaz muy simple y fácil de manejar pero con funcionalidades muy completas. Este software para abogados nos permite gestionar en la nube todos nuestros expedientes legales, además de todas las tareas de nuestro despacho o bufete, definiendo el tipo de actividad, el plazo de realización y fases.

“Kleos es un software desarrollado por Wolters Kluwer enfocado a la gestión integral de los despachos o bufetes de profesionales jurídicos.”

Cuenta con un portal en la nube para compartir toda la información y documentación que queramos con otros socios o con nuestros clientes, llamado Kleos Connect, y podemos escoger entre tres planes diferentes de pago en base a los diferentes módulos que necesitemos a partir de los 30 € por usuario al mes. Al igual que otros software mencionados en esta lista, tiene integración con Lexnet pero también con todo el paquete office y Outlook.

6. Aranzadi One

La mayoría de software mencionados en esta lista están enfocados a bufetes de gran tamaño o a colaboraciones entre diferentes despachos, pero Aranzadi One está especialmente desarrollado para abogados pequeños y profesionales independientes. En la web podemos encontrar su versión extrapolada a grandes bufetes, llamada Fusion, y la versión One, que es la que está enfocada a autónomos y pequeños despachos.

“Aranzadi One está pensado para facilitar la gestión integral de abogados autónomos y pequeños despachos del sector jurídico.”

Este portal está dividido en las principales áreas de gestión (jurídica, documental, financiera y para clientes) con acceso a una biblioteca donde podemos ver todas las notificaciones todos los cambios que afecten a los expedientes. Destaca entre sus posibilidades de integración la compatibilidad con plataformas de justicia de algunos territorios de España.

7. Ofionline Abogados

Esta es una gran opción para cubrir todas las necesidades en el flujo de trabajo cotidiano de un despacho de abogados, pero también con funciones y módulos para procuradores y graduados sociales. Desde el propio software podemos solicitar supervisiones, asignar tareas, enviar mensajes y definir permisos, lo que facilita mucho la tarea conjunta con otros socios.

“Ofionline Abogados cuenta con un paquete ofimático de gran calidad, además de ser compatible con Microsoft Office.”

Cuenta con diferentes planes de pago con una tarifa base con 2 GB de almacenamiento por 15 € al que luego podemos añadir más capacidad y usuarios por un precio fijo. Además, Ofionline Abogados cuenta con convenios con diferentes colegios de abogados para hacer planes de precio especiales y personalizados a los profesionales asociados.

Ventajas de utilizar un software jurídico

Aunque algunos de estos programas reportarán ventajas más significativas en unas áreas del negocio u otras, estas son la mayoría de beneficios de utilizar software jurídicos:

  • Mejor gestión de los documentos. Un abogado debe tener el control sobre grandes cantidades de información y documentos, por eso la organización y gestión de forma eficiente es fundamental. Es importante contar con un programa con una gran capacidad de almacenamiento donde se pueda personalizar con etiquetas y otras herramientas, y donde varios socios tengan acceso.
  • Mejor comunicación. La mayoría de software jurídicos cuentan con canales de comunicación internos que agilizan el intercambio de archivos e información, y evitan que datos importantes se pierdan en hilos de correos electrónicos. Algunas de estas herramientas incluso incluyen canales de comunicación con los clientes.
  • Organización de expedientes. Cada expediente es un caso particular con grandes cantidades de información y archivos que necesitamos tener perfectamente organizados y protegidos, pues se trata de información confidencial y privada. Además, en algunos casos se trabaja de forma simultánea con varios socios, por lo que es importante que el expediente esté estructurado debidamente para poder trabajar sobre el de forma ágil en equipo.

Cómo escoger un software  para abogados

Aunque el punto más importante a la hora de escoger un programa de este tipo es encontrar el que mejor se adapta a las necesidades de nuestro despacho o bufete,  te recomendamos que prestes atención a los siguientes aspectos:

  • Usuarios. No son iguales las necesidades de un despacho para un abogado que para un bufete con varios socios, por eso debemos coger el software que mejor se adapte al número de usuarios que lo vayan a utilizar.
  • Presupuesto. Como hemos mencionado anteriormente, los software descargables suelen estar formados por una licencia de pago único que se adapta a uno o varios usuarios, mientras que otros software jurídicos en la nube suelen contar con un pago mensual o anual. Debemos contemplar la opción que mejor se adapta al presupuesto de nuestro despacho o bufete.
  • Compatibilidad. Los abogados no utilizan un único programa para optimizar su flujo de trabajo sino que cuentan con varias de estas herramientas útiles en diferentes áreas. Por eso es interesante contar con un software para abogados compatible con la mayoría de estas herramientas, para poder exportar fácilmente los datos de uno a otro además de permitir el acceso desde diferentes dispositivos.

La sociedad actual ha implementado las nuevas tecnologías a su vida de forma habitual con completa naturalidad y por eso es necesario que los despachos de abogados se actualicen a estos nuevos hábitos para poder entablar relaciones de mejor calidad con sus clientes.

Los software para abogados no solamente ayudan a adaptarse al cambio en la relación y comunicación con los clientes, sino que también ayudan a ahorrar tiempo y recursos, eliminar la gestión de documentación física en pro de digitalizar toda la información, potenciar las colaboraciones entre socios y permitir gestionar un bufete o despacho desde cualquier lugar.

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