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TOP 10 software de gestión documental

Los software de gestión documental son una herramienta utilizada por miles de empresas de todo tipo en todo el mundo para gestionar y organizar documentos.

Estos programas de gestión de documentos sustituyen a los clásicos documentos en físico que podían extraviarse o estropearse y ayudan a maximizar actividad.

Qué es un software de gestión documental

Este tipo de herramientas, que pueden ser online o un programa descargable para ordenador, permite trabajar con miles de programas al mismo tiempo priorizando los datos y la información sustancial. La mayoría de empresas cuentan con este tipo de herramientas para mejorar la seguridad de sus archivos, asegurarse de que toda la documentación cumple con las normativas actuales, tener copias de seguridad y recuperación de documentos; y todo ello con un acceso muy fácil y rápido prácticamente desde cualquier dispositivo.

A continuación vamos a presentar las mejores herramientas de gestión documental gratuitas que podemos encontrar para nuestro negocio 

TOP 10 mejores software de gestión documental

1. PDFelement Pro

Este software de gestión documental es compatible tanto con Windows como con Mac y lo puedes descargar muy fácilmente desde su página web. Con él puedes editar, convertir y compartir de forma segura archivos PDF y otros documentos escaneados a través de la tecnología OCR. 

“Lo mejor de PDFelement Pro es que está especialmente desarrollado para poder con cualquier tipo de archivo PDF.”

Características principales

  • Edición de texto, imágenes o páginas
  • Convierte un PDF a cualquier otro formato de archivo
  • Protección de contraseñas, marcas de agua y uso compartido seguro
  • Opciones de personalización: marcadores, indexado y numeración.
  • Puedes añadir otros elementos, como firmas, notas adhesivas, cuadros de texto e incluso dibujar a mano alzada en un archivo PDF

2. OpenDocMan

OpenDocMan tiene una interfaz muy fácil de usar además de ser intuitiva y con una curva de aprendizaje progresiva para todos los niveles de usuario. Su implementación está basada en web y es compatible tanto con Windows como con Mac, además de también ser compatible con dispositivos móviles iOS, Android, Windows o Blackberry.

“Este software de gestión documental es de código abierto diseñado para almacenar y acceder a documentos de forma centralizada.”

Su versión completa se puede descargar gratuitamente desde su página web.

Características principales

  • Permite el uso compartido con otras aplicaciones
  • Soporta diferentes idiomas
  • Almacenamiento e indexación de documentos
  • Sistema de seguridad para aplicaciones

3. LogicalDOC

LogicalDOC es un software de gestión documental de código abierto, lo que quiere decir que si tenemos conocimientos avanzados de programación podemos hacer nuestras propias modificaciones. Además, es una solución de gestión de documentos multiplataforma que cuenta con almacenamiento basado en la nube que nos permite acceder a nuestros documentos en cualquier momento y lugar. 

“Su gestión documental de código abierto permite a los usuarios disponer de todas sus funciones gratuitas.”

Características principales 

  • Interfaz muy intuitiva que no requiere de conocimientos avanzados
  • Repositorio centralizado para mantener todos los archivos seguros en un solo lugar
  • Importación automática de documentos

4. OpenKM

OppenKM está especialmente desarrollado para gestionar y organizar todos los archivos y documentos de una persona o una empresa de forma digital. De esta forma puedes simplificar tu trabajo diario, ahorrar tiempo y aumentar la productividad de tu equipo.

“Este software de gestión de documentos es muy útil para gestionar contenido empresarial, ya que puedes almacenar, rastrear, editar y gestionar documentos electrónicos muy fácilmente.“

Características principales

  • Captura de metadatos y clasificación de documentos
  • Automatización de flujos de trabajo
  • Sistema de seguridad para documentos
  • Buscador de documentos de alta precisión

5. Bitrix24

Este software de gestión documental destaca porque, además de ser muy fácil de utilizar y gratuito, puedes utilizarlo de forma online o descargando el programa en tu ordenador; además de poder guardar los documentos en tu propio dispositivo o subirlos a la nube.

“El CRM de Bitrix24 sirve para el control de clientes desde el primer contacto hasta el cierre exitoso de la negociación.”

Bitrix24 ofrece una gran flexibilidad de uso que permitirá a todo el equipo trabajar desde diferentes dispositivos Android e iOS, o a través de su aplicación para teléfonos móviles.

Características principales

  • Permite crear documentos privados o compartidos
  • Mantiene archivos borrados para su recuperación
  • Sistema de bloqueo de documentos

6. Scopidea

Lo mejor de este software de gestión de documentos es que tiene integraciones con Dropbox, OneDrive y Google Drive, lo que hace que sus funciones sean mucho más fiables que otras herramientas de gestión de documentos. 

“Scopidea es una gran opción para equipos empresariales donde varios empleados van a trabajar sobre los mismos documentos. “

Características principales

  • Organización estructural del contenido
  • Notificaciones por mail cuando se realizan cambios
  • Registro y seguimiento automático de los cambios realizados en los documentos
  • Búsquedas más rápidas gracias a la indexación de datos

7. Onlyoffice

Onlyoffice está pensado para facilitar la colaboración en un equipo de trabajo, por eso ofrece espacios de trabajo digital conjuntos con diferentes opciones de comunicación interna, como chats, mail y salas privadas. Este software de gestión documental trabaja con los principales formatos de que además se pueden editar de forma colaborativa online.

“Onlyoffice tiene algunas funciones de CRM para la gestión de presupuestos y otras funciones útiles de gestión de proyectos.”

Esta herramienta se puede utilizar en versión de escritorio para Windows Linux y Mac, pero también para móvil Android e iOS. 

Características destacadas 

  • Editor de documentos online para páginas HTML
  • Colaboración en tiempo real con el resto del equipo
  • Permite crear documentos y presentaciones online

8. FossLook

Aunque solo existe una versión de escritorio de este software de gestión documental, es una de las herramientas más completas que podemos encontrar. 

“Tiene una interesante función de historial de documentos dónde podemos consultar quién ha hecho modificaciones, en qué partes del documento y a qué hora.”

FossLook tiene una gran  cantidad de funciones de automatización de procesos recurrentes que ahorrarán mucho tiempo y trabajo a todo el equipo además de múltiples opciones de edición, personalización y compatibilidad de diferentes tipos de documento de forma conjunta.

Características principales 

  • Aumenta la velocidad y productividad de los flujos de trabajo
  • Se adapta a las diferentes necesidades de una misma empresa
  • Automatización de procesos recurrentes

9. Microsoft SharePoint Online

SharePoint potencia el trabajo en equipo con espacios de trabajo dinámicos y productivos para cada proyecto departamento y división. Puedes compartir archivos, datos, noticias y recursos; y personalizar cada espacio de trabajo para que resulte más visual y atractivo, y agilizar el trabajo de tu equipo.

“Comparte y gestiona contenidos, conocimientos y aplicaciones para potenciar el trabajo en equipo, encontrar rápidamente la información y colaborar sin problemas en toda la organización.”

Además de ser muy fácil de usar, cuenta con las medidas de seguridad típicas de todos los programas desarrollados por Microsoft y que puedes utilizar tanto en PC como Mac y dispositivos móviles.

Características principales

  • Espacios de trabajo dinámicos y productivos
  • Aplicación para ordenador y dispositivos móviles
  • Sistema de protección de datos

10. Dropbox business 

Dropbox es una de las herramientas líder de almacenamiento gratuito en la nube y también una de las herramientas más utilizadas por equipos de trabajo para compartir documentos. Dropbox business tiene funciones de compartición de datos y documentos muy rápidas para que todo el equipo pueda trabajar en ellos de forma simultánea.

“Dropbox es una de las mejores opciones de software de gestión monumentos de forma remota para equipos de trabajo.”

Funciona tanto en Windows y Linux como en Mac, así como en dispositivos Android, Windows e iOS.

Características principales

  • Permite realizar un seguimiento de diferentes actividades en los documentos
  • Borra y transfiere archivos de forma remota
  • La opción business cuenta con almacenamiento ilimitado y herramientas de recuperación de archivos borrados

¿Por qué usar un software de gestión documental?

Los equipos de trabajo se han vuelto muy variados en los últimos años y las circunstancias en las que nos encontramos. Además, ya antes existían equipos que trabajaban de forma conjunta y/o remota y que precisaban de herramientas para agilizar el proceso de trabajo y la colaboración entre sus miembros.

“Con el aumento del trabajo, la base de datos y personas implicadas en un equipo, se hace necesaria la intervención de un software de gestión de documentación que ayude a agilizar el flujo de trabajo.”

Ventajas de utilizar un software de gestión documental

  • Reducir costes. Antes se dedicaba mucho tiempo y parte del presupuesto a gestionar todos los documentos físicos y datos que un equipo o empresa necesitaba para trabajar. Un software de gestión documental te ayuda a automatizar muchos de estos procesos ahorrando tiempo y también costes. 
  • Incrementa la eficacia. Si escoges el software de gestión documental adecuado, tu equipo podrá aprender a utilizarlo rápidamente y a beneficiarse de sus funciones, lo que aumentará su productividad y facilitará su trabajo.
  • Mejor gestión de documentos. Tanto si optas por un software de gestión documental online como uno descargable en tu ordenador, podrás beneficiarte de guardar todos los documentos que necesitas de forma organizada y con la opción de encontrarlos muy fácilmente, además trabajar de forma conjunta en ellos con el resto del equipo estés donde estés. 

Es importante remarcar que no todas las empresas a nivel mundial a día de hoy trabajan con software de gestión documental. Sin embargo, la adaptabilidad es un factor fundamental para el desarrollo de todas las empresas, y todas las herramientas y software que puedan ayudar agilizar el proceso de trabajo y facilitar la labor de todos los equipos involucrados en el proyecto siempre serán un paso hacia una productividad mayor y más eficiente.

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