TOP 7 software RGPD
La normativa de protección de datos cambia de forma regular y muchas empresas y autónomos deben estar al día para adaptar su negocio a algo que puede resultar complicado de hacer correctamente si no tienes formación y conocimientos al respecto.
La gestión de los datos personales, sobre todo en el ámbito online, es un tema muy importante tanto para las personas como para los clientes, y es por eso que el Reglamento General de Protección de Datos ayuda a establecer esas normas y sanciones en el caso de incumplirlas.
Qué es el Reglamento General de Protección de Datos
El Reglamento General de Protección de Datos entró en vigor el pasado 25 de mayo de 2018 en todos los Estados miembros de la Unión Europea. Este reglamento recoge una serie de normativas que todas las organizaciones y empresas de la Unión Europea deben cumplir, pues la penalización conlleva una multa de 2 millones de euros o el 4% del volumen del negocio en total.
Qué hace un software RGPD
Estas herramientas actúan como soporte para empresas y autónomos para ayudarles a ajustarse al Reglamento General de Protección de Datos de forma fácil. Un software RGPD pone a disposición de los usuarios una serie de funcionalidades que pueden garantizar el control de sus procesos para el correcto tratamiento de los datos personales. Además, estos programas también ayudan a agilizar y automatizar algunos de estos procesos que ahora son obligatorios con la entrada en vigor del Reglamento.
Los 7 mejores software RGPD
Hemos analizado algunos de los mejores software RGPD del momento para que empieces a implementarlos ya en la rutina habitual de tu negocio:
1. Global suite
Este software de RGPD está enfocado principalmente a ahorrar mucho tiempo de gestión de documentos, mantener la seguridad y privacidad de todos los datos con los que se trabaja, y mejorar la imagen del negocio.
“Globalsuite cuenta con un servicio de SaaS que abarca puntos importantes del Reglamento General de Protección de Datos.”
Su suite integra los aspectos más importantes del RGPD, desde la implantación de la normativa la gestión de los datos personales de los usuarios hasta el mantenimiento y actualización de los mismos constantemente. También es una herramienta fuerte para la identificación de riesgos de seguridad que puedan vulnerar los datos, y que pone a disposición de los usuarios todo lo referente a la gestión y ejerciendo sus derechos.
2. EuroLopd
EuroLopd integra todas las funciones que una empresa debe llevar a cabo al respecto del RGPD pero también de la LOPD. Esta herramienta se encarga de gestionar y adaptar todos los procesos de mantenimiento, realizar análisis de riesgos y evaluaciones de impacto, y llevar a cabo auditorías para cumplir con estas dos normativas.
“Además de sus funciones técnicas, EuroLopd cuenta con un gran servicio de soporte técnico y legal así como asistencia en la consultoría.”
Este software cuenta con diferentes tarifas flexibles que se adaptan a las necesidades de cada uno de los de los clientes, variando el precio en función de su volumen y el tipo de actividad, y adaptándose a empresas tanto públicas como privadas.
3. One Trust
Este es otro de los mejores software utilizados a nivel internacional que ofrece funciones muy variadas para gestionar la privacidad de los datos de los usuarios. Cuenta con un programa de SaaS centrado en el cumplimiento de toda la normativa actual de Reglamento General de Protección de Datos y que se integra con el marco de IAB Europe.
“Los puntos fuertes de One Trust es que cuenta con una comunidad de usuarios muy activa que comparte de forma constante las mejores prácticas de privacidad.”
Este software está enfocado a ofrecer soluciones para grandes empresas y corporaciones, y consta de 4 planes de precio en función del volumen de usuarios y necesidades de las empresas, pero también cuenta con una versión de prueba por tiempo limitado para probar todas las funciones que ofrece esta herramienta.
4. Smart GDPR
Este software se ha posicionado entre las primeras posiciones de los más utilizados y fiables para empresas y profesionales que necesitan un software de apoyo para centralizar y organizar la adaptación del RGPD.
“Smart GDPR ofrece una solución integral para la gestión de documentos con DPO externalizado y servicio jurídico.”
Algunas de las ventajas que tiene este software respecto al resto de herramientas y RGPD es que cuenta con un número de licencias ilimitado, es un programa configurable con CRM y ERP y que atribuye el certificado Smart GDPR, que asegura el correcto cumplimiento y gestión normativa RGPD.
5. Pymelegal
Enfocado a pequeñas empresas o trabajadores autónomos, Pymelegal es un servicio muy económico para apoyar el cumplimiento del RGPD. Se trata de una herramienta alojada en la nube a la que podemos acceder en cualquier momento y lugar con diferentes dispositivos, además de contar con una gran flexibilidad y adaptabilidad que permite el cumplimiento a la normativa si ya hemos empezado ese procedimiento por nosotros mismos o con otro software.
“Pymelegal tiene conexión directa con la Agencia Española de Protección de Datos para recibir todas las notificaciones automáticamente e implementar actualizaciones.”
Esta herramienta pone a disposición de las empresas toda la gestión documental además de un histórico con todos los procedimientos para el tratamiento de datos, incluso ofrece servicios personalizados online y presencial mente.
6. Geslopd
Geslopd es la plataforma donde puedes gestionar toda la documentación y trámites sobre el RGPD. Es un software que ofrece un asesoramiento continuo, así como revisiones periódicas para verificar que se está cumpliendo correctamente la normativa actual.
“Con Geslopd puedes optimizar recursos y ahorrar tiempo dedicado al cumplimiento de la normativa actual de la RGPD con una herramienta que centraliza y automatiza todos estos procesos.”
Todos los meses recibiremos un reporte con el estado de nuestra protección de datos, así como un certificado de cumplimiento. Geslopd pone al alcance de las empresas cláusulas legales para todos los soportes y formatos donde necesitemos aplicar la normativa de gestión y protección de datos, así como evaluaciones y análisis de riesgos periódicos.
7. Turgpd
Este es uno de los software más versátiles que podemos encontrar, ya que está enfocado a cualquier tipo de empresa o trabajador autónomo, independientemente del tamaño de su negocio. Con esta herramienta podemos llevar una gestión cíclica de todo el tratamiento de datos, desde su recolección en primera instancia hasta la eliminación de la base de datos.
“Turgpd está al alcance de todas las empresas sin necesidad de hacer ninguna inversión inicial, aunque posteriormente podemos utilizar las funciones de pago basándose en el número de clientes por una cuota mensual fija.”
Además del registro y procesamiento de datos y de contar con notificaciones automáticas sobre actualizaciones, también cuenta con presentaciones de informes y documentos y la posibilidad de realizar auditorías.
Funciones de un software el RGPD
Si no conoces todas las funciones que un sobre RGPD pone al servicio de tu empresa te las mostramos todas aquí:
- Almacenan los documentos recibidos. Como comentábamos anteriormente, un software RGPD actúa principalmente como base de datos de todos estos documentos que se reciben a través de él.
- Generación automática de documentos. Estos programas cuentan con un generador automático de documentos para el consentimiento, derogación y derecho al acceso de datos para ahorrar tiempo de crearlos de forma manual.
- Registro de los consentimientos. Los software RGPD guardarán los consentimientos hasta que los datos de los usuarios se eliminen de forma permanente.
- Seguimiento y control. Con estas herramientas podrás conocer en todo momento los cambios que se han realizado en los permisos de los datos personales y comprobar su verificación en todo momento.
- Protección de los datos. Los software RGPD cuentan con un sistema de cifrado de datos a través de la seudonimización y con funciones de auditoría para aplicar el correcto tratamiento de los datos personales.
- Rastreador de datos personales. Los puntos fuertes de los software RGPD es que cuentan con buscadores que te permitirán mostrar los datos de cualquier usuario siempre que los necesites o que el usuario los exija para su modificación o eliminación, pero también herramientas de análisis.
Qué ventajas tiene el uso de software RGPD
Si todavía no conoces todo lo que un software específico de este tipo puede hacer por tu empresa, estos son los principales beneficios que puedes encontrar en cualquiera de estos programas hoy en día:
- Automatiza el proceso de consentimiento. Uno de los primeros cambios que indica el reglamento General de Protección de Datos es que el usuario debe otorgar su consentimiento explícito de forma libre y con toda la información necesaria a su alcance. Cuando el usuario otorga los permisos y el consentimiento sobre el tratamiento de sus datos personales muestra su conformidad con la utilización de los mismos.
- Simplifica el derecho al acceso de datos. El Reglamento General de Protección de Datos establece que los usuarios tienen el derecho exigir acceder a sus datos para rectificar permisos e incluso obligar a la empresa eliminar todos sus datos en cualquier momento. Los software RGPD te ayudarán a hacer este proceso mucho más rápido, ya que encuentra de forma automática los datos del titular y le ofrece las posibilidades de eliminación y rectificación de forma más fácil.
- Proporciona información a los usuarios. Tal y como mencionábamos antes, las empresas están obligadas a poner a disposición de todos los usuarios toda la información sobre el tratamiento de sus datos, así como el tiempo de conservación, cesión a terceros y el tipo de tratamiento de los mismos. Un software RGPD no solo cuenta con toda esta información, sino que además la muestra de forma clara y concisa.
- Crea niveles de permisos. Los software RGPD cuentan con sistemas de concesión de permisos que permiten establecer niveles en la protección de datos. De este modo, tanto en los procedimientos internos como en el tratamiento de forma personal, se establece y se sesga esta información para no incumplir con la privacidad recogida en el reglamento general.
- Avala el cumplimiento de la normativa. En cualquier momento las empresas están obligadas a demostrar que están cumpliendo con el reglamento actual y que los datos que están guardando son seguros y confidenciales, además de que el consentimiento se ha conseguido de forma lícita. Con un software RGPD cuentas con un registro de todos los datos, así como de los diferentes permisos.
Un software para la protección de datos te permitirá almacenar la mayoría de datos de los usuarios de tu empresa cumpliendo completamente el actual RGPD. Además, también te permitirá fidelizar clientes al ofrecerles servicios revisados y actualizados.
Ya que la Unión Europea no diferencia entre las empresas que operan dentro de la comunidad y las que tratan datos de usuarios dentro de la misma, es interesante contar con el apoyo de un software RGPD para agilizar la normativa que se debe aplicar.
